INTAKEFORMULIER MAKEN DAT JE KLANT WÉL INVULT

Een intakeformulier maken lijkt een klus van een uurtje. Je zet er wat vragen in en stuurt de link mee. Dan komt de eerste sessie eraan en blijkt het formulier nog leeg. Of je klant vulde het half in, met antwoorden waar je weinig mee kunt.

Dan stuur je nog snel een herinnering. Soms begin je de sessie met vragen die al in het formulier stonden. Dat is zonde van de tijd, voor jou en voor je klant.

Een formulier dat je klant graag invult, begint bij goede vragen. Daarna zorgt een slimme workflow dat het ook echt terugkomt. Zo hoef jij er niet meer achteraan.

Het ligt zelden aan je klant. Meestal ligt het aan het formulier zelf, of aan wat er omheen gebeurt.

Ik zag het bij een klant van mij, een coach. Haar intakeformulier telde veel te veel vragen. Het invullen kostte haar klanten een flinke hap tijd. Een deel van de vragen was ook vaag en weinig concreet. Haar klanten raakten geïrriteerd. Tijd is nou eenmaal kostbaar, en niemand vult graag een lange lijst vage vragen in.

Bij een andere klant zag ik een ander probleem. Daar stonden bijna alleen open vragen in het formulier. Voor de invuller voelt dat als een opstel schrijven.

Het resultaat was bij allebei hetzelfde. Er kwamen weinig formulieren terug. De formulieren die wel terugkwamen, waren inhoudelijk ook lastig te beoordelen. Het formulier deed dus niet wat het moest doen.

Daar komt nog iets bij. Veel formulieren gaan de deur uit zonder deadline en zonder herinnering. Dan zakt de link weg tussen andere mails. Je klant heeft echt wel zin in haar traject. Het leven gaat alleen gewoon door.

Een goed intakeformulier geeft je precies de informatie die je nodig hebt vóór de eerste sessie. Denk aan de hulpvraag en wat je klant al geprobeerd heeft. Vraag ook wat ze van het traject verwacht. Voeg daar de praktische afspraken aan toe die voor jouw werkwijze belangrijk zijn.

Zoek je op intake formulier maken, dan vind je vooral lange lijsten met vragen. Die heb je niet nodig. Alles wat verder gaat dan de basis, bespreek je in het gesprek. Daar heb je de ruimte om door te vragen. Een formulier heeft die ruimte niet.

Mijn vuistregel: je klant vult het formulier in 3 tot 5 minuten in. Dat betekent 10 tot 15 vragen in totaal.

Je vakgebied bepaalt welke vragen je stelt. Ook een diepgaand traject vraagt geen lang formulier. De diepgang komt in het gesprek.

Zorg voor een goede mix van open vragen en meerkeuzevragen. Meerkeuzevragen vult je klant snel in en jij hebt meteen overzicht. Open vragen gebruik je voor de dingen die echt in haar eigen woorden moeten. Denk aan haar hulpvraag of wat ze wil bereiken. Kijk wel kritisch naar het aantal open vragen. Elke open vraag kost je klant meer tijd. Kies er daarom een paar die er echt toe doen.

Maak elke vraag zo concreet mogelijk. Een vage vraag levert een vaag antwoord op. Vraag jezelf bij elke vraag af: heb ik dit echt nodig vóór de eerste sessie? Is het antwoord nee, dan schrap je hem.

Het beste moment is direct bij de start van het traject. Zet de link in je welkomstmail, samen met een duidelijke deadline. Kies een deadline een paar dagen vóór de eerste sessie. Dan heb jij nog tijd om de antwoorden te lezen.

In mijn blog over een warme welkomstmail maken lees je hoe je die welkomstmail opbouwt. Het intakeformulier is daar een vast onderdeel van.

Wil je weten wat je nog meer klaarzet voordat een nieuwe klant start? Download dan mijn gratis checklist ‘opstartproces van een nieuwe klant’. Daarmee zie je in één overzicht welke stappen je kunt automatiseren.

Een kort formulier en een duidelijke deadline doen al veel. Toch vult niet iedereen het meteen in. Daar is een automatische herinnering voor.

Zo werkt het. Je klant ontvangt het formulier in de welkomstmail. Heeft ze het na 3 dagen nog niet ingevuld? Dan stuurt je e-mailtool automatisch een herinnering. Heeft ze het wel ingevuld, dan gebeurt er niets. Jij hoeft dus niet bij te houden wie wat heeft teruggestuurd. De workflow doet dat voor je.

Schrijf de herinnering persoonlijk en warm, zoals je ook tegen je klant praat. Leg uit waarom het formulier belangrijk is voor de start. Zonder antwoorden start ze met een achterstand, en dat is zonde van haar tijd.

Veel coaches en therapeuten zijn daar bang voor. Mijn ervaring is anders. Een herinnering voelt alleen opdringerig als hij kil of dwingend klinkt. Houd je hem persoonlijk en leg je uit waarom je de informatie nodig hebt? Dan ervaart je klant hem als hulp. Het formulier is er tenslotte voor haar eigen traject.

Een ingevuld formulier is pas handig als je de antwoorden terugvindt. Zonder koppeling staan ze los in je formuliertool of in je mailbox. Dan zoek je vlak voor de sessie nog snel tussen al je andere berichten.

Het kan ook anders. Zelf maak ik mijn formulieren met de formulieren- en enquêtemodule in Voluit Suite. De antwoorden komen daar ook binnen. Formulier en e-mailtool zitten zo op één plek. Daardoor weet de workflow meteen wie het formulier heeft ingevuld.

Werk je liever met Google Forms, Microsoft Forms, Jotform of Typeform? Dat kan prima. Je laat de antwoorden dan landen in een spreadsheet. Bij Google Forms is dat Google Spreadsheets, bij Microsoft Forms een Excel-bestand in OneDrive. Of je stuurt ze door naar Notion of Trello, bij de rest van je klantinformatie. Koppel het formulier wel aan je e-mailtool. Anders weet de workflow niet wie al klaar is.

Kies vooral de plek waar je de antwoorden vóór de sessie ook echt opent.

Het intakeformulier is een schakel tussen je welkomstmail en je eerste sessie. De welkomstmail stuurt de link en het formulier haalt de antwoorden op. De herinnering vangt op wat blijft liggen, en de antwoorden landen in je klantmap.

Zo ontstaat stap voor stap een klantproces dat grotendeels zelf loopt. In mijn blog over welkomstmail maken lees je waarom zo’n kleine stap al veel rust geeft. Het intakeformulier is de logische volgende stap.

Wil je een intakeformulier maken dat je klant wél invult? Begin dan klein en maak eerst je formulier korter en concreter. Zet daarna de deadline in je welkomstmail en voeg de automatische herinnering toe.

Houd 10 tot 15 vragen aan, met een goede mix van open vragen en meerkeuzevragen. Wees zuinig met open vragen, want die kosten je klant meer tijd.

Stuur het direct bij de start van het traject mee in je welkomstmail. Geef er een deadline bij, een paar dagen vóór de eerste sessie.

Stuur na 3 dagen een herinnering als het formulier nog niet binnen is. Houd de toon persoonlijk en leg uit waarom de antwoorden belangrijk zijn.

Je kiest bijvoorbeeld uit Google Forms, Microsoft Forms, Jotform, Typeform of de formulierenmodule in Voluit Suite. Kies een tool die je aan je e-mailtool koppelt.

Bewaar ze op één vaste plek. Denk aan je e-mailtool, een spreadsheet in Google Drive of OneDrive, Notion of Trello.

Wil je dat je intakeformulier en herinneringen vanzelf aansluiten op je welkomstmail? Heb je geen zin om dat zelf uit te zoeken, dan past Structureel Sneller bij jou. In vier maanden bouwen we samen een klantproces dat voor je werkt. Jij houdt de regie, ook als je even offline bent.