WARME WELKOMSTMAIL MAKEN IN ÉÉN MIDDAG

Warme welkomstmail maken kan in een paar uur. Met een goede voorbereiding zet je een professionele klantmail klaar die je daarna automatisch kunt versturen zodra een nieuw traject start. Zo hoef je niet steeds opnieuw dezelfde informatie te verzamelen en een vergelijkbare mail te schrijven.

Een goede welkomstmail doet bovendien meer dan alleen praktische informatie geven. Je wilt dat je klant zich welkom voelt en meteen weet wat er gaat gebeuren. Met de juiste voorbereiding kun je dat allemaal in één middag regelen.

Een goede welkomstmail begint niet bij het schrijven van de tekst. Begin eerst bij je klantproces en kijk wat er gebeurt vanaf het moment dat iemand klant wordt.

Pak je checklist ‘opstartproces van een nieuwe klant’ (link volgt) erbij en loop stap voor stap door het proces. Welke informatie heeft je nieuwe klant nodig? Welke afspraken moeten duidelijk zijn? En welke actie moet de klant zelf uitvoeren?

Als je dit eerst op een rij zet, wordt het schrijven van je welkomstmail een stuk makkelijker. Je hoeft tijdens het schrijven namelijk niet steeds informatie op te zoeken.

Zorg dat je de belangrijkste informatie vooraf bij elkaar hebt. Denk daarbij aan de startdatum, de looptijd en het afgesproken aanbod. Ook praktische zaken, zoals een meetinglink, locatiegegevens of parkeerinformatie, horen hierbij.

• Startdatum en looptijd
• Het afgesproken aanbod en bedrag
• Eventuele extra afspraken
• Wat de klant de komende periode kan verwachten
• Waar en wanneer jullie contact hebben
• De online meetinglink of locatiegegevens
• Parkeerinformatie als dat nodig is
• Het intakeformulier
• De deadline voor het invullen
• Een herkenbare afzendernaam
• Een reply-adres waarop je bereikbaar bent

Gebruik geen afstandelijk no-reply-adres als je wilt dat klanten makkelijk contact met je kunnen opnemen. Je automatiseert namelijk de verzending, maar het persoonlijke contact blijft gewoon belangrijk. 

Automatiseren betekent niet dat je mail kil hoeft te klinken. Juist in een automatische welkomstmail kun je laten merken dat er een echt persoon achter het bedrijf zit.

Begin daarom met een persoonlijke begroeting en bedank je klant voor het vertrouwen. Vertel ook dat je uitkijkt naar de samenwerking en schrijf zoveel mogelijk zoals je ook tegen je klant zou praten.

Vermijd lange uitleg en ingewikkelde zinnen. Je klant hoeft geen complete handleiding te lezen. Een goede welkomstmail geeft vooral snel antwoord op drie vragen:

• Wat hebben we afgesproken?
• Wat gebeurt er nu?
• Wat kan ik de komende periode verwachten?

Met die informatie geef je je klant direct meer rust en duidelijkheid. Je voorkomt bovendien dat iemand na het lezen nog moet zoeken naar belangrijke informatie.

Na het lezen van je welkomstmail moet je klant weten wat er nu moet gebeuren. Voorkom daarom dat iemand zelf moet uitzoeken welke actie het belangrijkst is.

Kies één duidelijke eerstvolgende stap en zet die goed zichtbaar in je mail. Dat kan bijvoorbeeld het invullen van een intakeformulier zijn, maar ook het plannen van een eerste afspraak.

Je kunt schrijven:

Vul uiterlijk vrijdag het intakeformulier in.

Of:

Plan alvast je eerste afspraak via deze link.

Je kunt natuurlijk meerdere praktische gegevens in je mail zetten. Maak alleen duidelijk welke actie je klant als eerste moet uitvoeren. Zo voorkom je dat iemand na het lezen denkt: en nu?

Reserveer ongeveer 30 minuten voor je voorbereiding. Gebruik hiervoor je checklist ‘opstartproces van een nieuwe klant’ (link volgt) en verzamel alle informatie die je nodig hebt.

Denk aan je aanbod, de startdatum, de looptijd en de praktische afspraken. Noteer ook de contactmomenten, meetinglinks, locatiegegevens, het intakeformulier en de deadline.

Kijk daarnaast goed naar wat je klant na het ontvangen van de mail moet doen. Moet iemand een formulier invullen, een afspraak voorbereiden of documenten aanleveren? Zet die actie alvast duidelijk voor jezelf op een rij.

Een goede voorbereiding voorkomt dat je tijdens het schrijven steeds informatie moet opzoeken. Daardoor kun je sneller schrijven en blijft je mail overzichtelijk.

Geef jezelf daarna ongeveer 45 minuten om de welkomstmail te schrijven. Begin met een warme opening waarin je de klant welkom heet en vervolgens de belangrijkste praktische informatie deelt.

Vertel daarna wat je klant de komende periode kan verwachten en sluit af met de eerste actie die de klant moet uitvoeren. Zo ontstaat vanzelf een logische volgorde die prettig leest.

Je hoeft niet meteen een lange e-mailreeks te maken. Eén goede welkomstmail is al een prima eerste stap naar een slimmer klantproces. Vanuit daar kun je later altijd meer automatiseren.

Je hebt een e-mailmarketingtool nodig waarmee je een workflow kunt instellen. Voorbeelden hiervan zijn Voluit Suite, MailBlue en MailerLite.

Het principe werkt bij deze tools ongeveer hetzelfde. Zodra een klant een traject start, gebeurt er iets dat de workflow activeert. Vervolgens verstuurt de tool automatisch de welkomstmail.

Je hoeft daardoor niet iedere keer een herinnering in je agenda te zetten of handmatig dezelfde mail te versturen. De workflow neemt dat terugkerende werk van je over.

Dit is een stap die je niet wilt overslaan. Test de workflow alsof je zelf een nieuwe klant bent en controleer of alles precies werkt zoals je hebt bedoeld.

Kijk bijvoorbeeld of de juiste naam wordt gebruikt en of de afzender klopt. Controleer ook of je rechtstreeks kunt antwoorden op de mail en of alle links goed werken.

Let daarnaast op de meetinglink, het intakeformulier, de deadline en eventuele locatiegegevens. Controleer tot slot of de klant de welkomstmail op het juiste moment ontvangt.

Een kleine fout valt je misschien pas op nadat een klant de mail heeft ontvangen. Met een goede test voorkom je onnodige herstelmails en een rommelige eerste indruk.

Je welkomstmail hoeft geen los onderdeel van je klantproces te blijven. Je kunt hem juist gebruiken als startpunt voor een complete klantworkflow waarin verschillende contactmomenten automatisch op elkaar volgen.

Na de welkomstmail kun je bijvoorbeeld automatisch een handige tip sturen. Ook een herinnering voor een volgende stap of extra uitleg over het traject kun je vooraf klaarzetten.

Zo begeleid je je klant tijdens het traject zonder dat je iedere keer zelf een nieuwe mail hoeft te schrijven. Ook aan het einde van het traject kun je automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een mail voor een vervolgaanbod of een verlenging van het traject.

Op die manier groeit je welkomstmail uit tot een onderdeel van een klantproces dat steeds meer voor je werkt.

Je hoeft niet meteen je hele klantreis te automatiseren. Begin liever met één taak die je regelmatig opnieuw uitvoert en waar je weinig plezier uit haalt.

Je welkomstmail is daarvoor een mooi voorbeeld. Kijk daarna naar de volgende stap in je klantproces. Welke mail stuur je steeds opnieuw? Welke informatie geef je vaker? En welke herinneringen stuur je iedere keer handmatig?

Daar zitten vaak goede kansen voor automatisering.

Een welkomstmail kan een logisch moment zijn om je relatie met een nieuwe klant goed te starten. Met een persoonlijke tekst en een slimme workflow combineer je gemak met persoonlijk contact.

Je hebt voor deze automatisering geen ingewikkeld project nodig. Plan ongeveer anderhalf uur en werk in drie duidelijke stappen.

30 minuten: bereid je klantinformatie voor met behulp van je checklist ‘opstartproces van een nieuwe klant’.

45 minuten: schrijf je welkomstmail en zorg dat deze persoonlijk, duidelijk en praktisch is.

15 minuten: zet je workflow klaar en test of alles goed werkt.

Daarna staat je basis. Nieuwe klanten krijgen automatisch de juiste informatie en jij hoeft niet iedere keer opnieuw dezelfde mail te schrijven.

Dat geeft rust en maakt je klantproces een stuk overzichtelijker. Bovendien heb je hiermee een goede basis om later meer onderdelen van je klantproces te automatiseren.

Stuur de mail zodra het traject definitief start. Zo ontvangt je klant snel alle praktische informatie en weet diegene meteen wat er gaat gebeuren.

Vermeld de startdatum, looptijd en gemaakte afspraken. Voeg ook praktische informatie toe, zoals meetinggegevens, een intakeformulier en de deadline voor het invullen daarvan.

Gebruik de naam van je klant en schrijf in je eigen stijl. Bedank de klant voor het vertrouwen en vertel wat hij of zij de komende periode kan verwachten.

Liever niet. Gebruik een reply-adres waarop je klant makkelijk kan reageren. Daarmee houd je de communicatie persoonlijk en maak je het makkelijker om contact op te nemen.

Ja. Je koppelt een trigger aan een workflow en laat je e-mailtool vervolgens automatisch de welkomstmail versturen zodra een klant aan de voorwaarden voldoet.

Je kunt bijvoorbeeld werken met Voluit Suite, MailBlue of MailerLite. Welke tool bij jou past, hangt af van je huidige klantproces en de automatiseringen die je wilt gebruiken.

Je kunt opvolgmails met tips versturen en klanten herinneren aan een volgende stap. Ook extra informatie tijdens het traject kun je automatisch versturen. Aan het einde kun je een vervolgaanbod of verlenging onder de aandacht brengen.

Voor een eenvoudige versie kun je ongeveer anderhalf uur plannen. Trek 30 minuten uit voor de voorbereiding en gebruik daarna 45 minuten voor het schrijven. De laatste 15 minuten gebruik je voor het instellen en testen.

Wil je wel een automatische welkomstmail, maar weet je niet goed hoe je dit instelt?

Neem contact met me op. Ik help je om je welkomstmail en workflow slim in te richten.